Kvalitní interní kontrolní systém není “papírový firewall”, který se aktivuje až při kontrole ČNB. Může být nástrojem pro rychlejší rozhodování, prevencí selhání a jasným signálem důvěryhodnosti pro investory a partnery. Jak systém navrhnout tak, aby byl regulatorně v souladu a zároveň obchodně užitečný?
Požadavky regulátora na vnitřní kontrolní systém
Na prvním místě je stanovení jasné odpovědnosti a nezávislosti. Mělo by být jasné, kdo za co odpovídá. V kontrolním systému jsou tři linie obrany (operativa, compliance/risk a interní audit), které by měly být nezávislé.
Interní kontrolní systém mý být přiměřený a odpovídat povaze, rozsahu a složitosti podnikání. Nelze jen kopírovat procesy z jiné společnosti nebo projektu.
Důsledná dokumentace všech činností je klíčem pro kvalitní compliance. Pravidla, postupy, záznamy o školeních, testování účinnosti kontrol nebo řešení nedostatků by měly být zaznamenány.
Vyplatí se zaměřit se na oblasti zvláštní pozornosti: informování zákazníka před poskytnutím služby, možné střety zájmů, odměňování, řízení produktů, reklamace nebo stížnosti a AML.
Potřeby byznysu
Efektivní zapojení interního kontrolního systému pomáhá zrychlit manažerské rozhodování, protože stanovuje hranice a snižuje počet konzultací napříč týmem. Prevence je vždy levnější než nápravy, z toho vyplývá méně sankcí a méně opakované práce. Systém také zvyšuje důvěryhodnost, což znamená lepší pozici v due diligence investorů, u bank i partnerů. Správně nastavené procesy lze škálovat podle potřeb rostoucí firmy a data ze systému jsou vhodná pro jakékoliv interní reportingy a sledování.
Typické chyby, na které firmy doplácejí
Pokud není správně nastavěno předkládání klíčových informací pro zákazníky ještě před poskytnutím služby, například o nákladech, rizicích nebo vhodnosti, může to vést k sankcím a reputačnímu rizik.
Procesy jen na papíře bez reálných záznamů komplikují při šetření dokazování, že kontrola skutečně proběhla (záznamy o školení, schválení výjimky, revizi produktů, apod.)
Compliance tým je zahlcen operativou, protože chybí automatizace a jasné role všech pracovníků.
Interní kontrolní systém jako pomocník
Interní kontrolní systém není brzda růstu. Naopak čistá pravidla a měřitelné kontroly dávají managementu rychlost a jistotu, obchodníkům jasné mantinely a investorům důvěru. V prostředí, kde se regulace i technologie posouvají rychle kupředu, se tato kombinace stává konkurenční výhodou.
Chcete projít rychlý miniaudit a mít interní kontrolní systém, který obstojí u ČNB a zrychlí byznys? Připravíme ho tak, aby seděl vašemu podnikatelskému modelu, velikosti i ambicím.
Jsme připraveni provést vás celým procesem a začít pro vás pracovat.
Další články v kategorii
Ing. Kateřina Sobotková
Kateřina absolvovala bakalářské studium na Ekonomicko-správní fakultě Masarykovy univerzity v Brně a následně navazující studium na Provozně-ekonomické fakultě Mendelovy univerzity v Brně, kde se specializovala na finance a investiční management. V advokátní kanceláři působí od roku 2021 a zaměřuje se na compliance a licenční řízení, zejména v oblasti investičních služeb a kolektivního investování. Podílela se na úspěšném vyřízení licencí v oblasti kolektivního investování a má zkušenosti z regulatorních kontrol České národní banky.
