Důvody IT outsourcingu

Pod pojmem outsourcing rozumíme vyčlenění a přesun některých podpůrných činností firmy (tedy činností, které netvoří její hlavní předmět podnikání), které dosud vykonávali její zaměstnanci na jinou společnost, která se na danou činnost specializuje. Hlavními důvody pro outsourcing jsou zejména úspora nákladů, přenesení odpovědnosti za danou oblast na třetí osobu a uvolnění kapacit firmy tak, aby se mohla soustředit na svůj hlavní předmět podnikání.

IT outsourcing je potom forma outsourcingu, kdy se na třetí osobu přenáší odpovědnost za správu provoz, údržbu a rozvoj části, nebo celého informačního systému dané firmy.

Smluvní ujednání pro IT outsourcing

Z právního pohledu je IT outsourcing poměrně komplexní transakce, a vzhledem k tomu, že v českém právu není výslovně definován vhodný smluvní typ pro IT outsourcing, použijí se obvykle ustanovení o nepojmenovaných smlouvách v §1746 odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., Občanský zákoník. Vzhledem k neexistenci zákonného smluvního typu je potřeba klást velký důraz na co možná nejpřesnější vymezení práv a povinností stran v outsourcingové smlouvě.

Fáze IT outsourcingu

Projekt klasického IT outsourcingu lze rozdělit na 3 fáze, z nichž každá by měla být v outsourcingové smlouvě detailně popsána.

Přípravná a tranziční fáze

V rámci této fáze je potřeba detailně zauditovat a sumarizovat vše, co bude na nového poskytovatele IT služeb převedeno. Je tedy potřeba provést due dilligence, jejímž výstupem bude soupis jak veškerého majetku, pokud bude převáděn (hardware, software apod), tak i soupis stávajících smluv, které má firma uzavřeny s různými poskytovateli IT služeb a které by měly být převedeny (postoupeny) na nového poskytovatele IT služeb. Budou-li převáděni rovněž stávající zaměstnanci firmy, kteří ve firmě činnosti spojené s informačními systémy vykonávali, je potřeba připravit rovněž seznam těchto zaměstnanců a dohodnout se na podmínkách jejich přechodu k novému zaměstnavateli. Nebude-li docházet k převodu zaměstnanců na nového poskytovatele IT služeb, je třeba vyřešit ukončení jejich pracovních poměrů.

V rámci tranziční fáze by měly být dohodnuty také podmínky přechodného období, v rámci kterého budou informační systémy postupně předávány do správy novému poskytovateli IT služeb, a to v návaznosti na závazný harmonogram.

Fáze poskytování outsourcingových služeb

Jedná se o hlavní fázi, v rámci které budou outsourcingové služby poskytovány v plném rozsahu a po dohodnutou dobu. V outsourcingové smlouvě je potřeba detailně popsat jak obecné podmínky týkající se poskytování všech služeb (povinnosti stran, úhrada za služby, měření a vyhodnocování kvality služeb, změny služeb, sankce apod), tak i detailně jednotlivé poskytované služby. Osvědčeným způsobem je vytvoření katalogu jednotlivých služeb, s tím, že u každé z nich je uvedena cena a popis včetně SLA. Důležité je také nastavení správných procesů, kterými se bude vzájemný vztah smluvních stran řídit, jakož i vytvoření disaster recovery plánu (krizového plánu), který by měl obsahovat řešení v případě neočekávané události v jejímž důsledku dojde k nějakému omezení funkčnosti informačních systémů, informační systémy přestanou fungovat úplně, nebo dokonce dojde k úplnému selhání poskytovatele při poskytování IT služeb.

Fáze ukončení poskytování outsourcingových služeb

Neméně důležité je sjednat už v době uzavření outsourcingové smlouvy co se stane po jejím ukončení tak, aby firma po ukončení outsourcingu nezůstala bez správy a podpory svého informačního systému. Je tedy vhodné popsat podmínky buď pro insourcing, tedy převedení aktiv, služeb, know-how atd. zpět na firmu, případně podmínky pro převedení všech těchto věcí na třetí osobu, která bude v poskytování outsourcingových služeb pokračovat. Ustanovení outsourcingové smlouvy musí obsahovat zejména povinnost poskytovatele IT služeb poskytnout dané firmě součinnost, včetně sankcí za porušení těchto povinností.

Závěr

IT outsourcing je jednou z oblastí, na kterou se naše advokátní kancelář specializuje. V minulosti členové našeho týmu právně zastřešovali jak projekty IT outsourcingu malých částí firemních informačních systémů, tak i IT outsourcing podstatné části informačních systémů jednoho ze tří českých mobilních operátorů.

Jsme připraveni pro vás nastavit optimální právní řešení IT outsourcingu a provést vás celým procesem uzavírání outsourcingových smluv.