Rubrika AML 2027 #1: Zapomeňte na „pověřenou“ a „kontaktní“ osobu dle AMLZ

Evropský AML balíček v čele s přímo použitelným nařízením AMLR a novým českým zákonem o ekonomické ochraně státu (ZEOS) přináší zásadní strukturální změny do vnitřního fungování všech povinných osob. Jednou z nejvýznamnějších změn v běžném provozu je rekonstrukce vnitřních kontrolních rolí. Dosavadní tuzemský koncept „pověřené osoby“ a „kontaktní osoby“ podle aktuálního AML zákona skončí a nahradí ho evropská struktura, která rozděluje strategickou odpovědnost vedení od každodenní operativní činnosti.

Manažer vs. pracovník: Rozdělení strategické a denní agendy

Nová legislativa vyžaduje obsazení dvou odlišných rolí. Každá z nich má v hierarchii společnosti zcela jiné postavení a úkoly:

Manažer pro dodržování předpisů (bývalá „pověřená osoba“)

• Tuto funkci by měl vykonávat výhradně člen vedoucího orgánu povinné osoby v jeho řídicí funkci (např. jednatel či člen představenstva). Nese strategickou odpovědnost za soulad vnitřních strategií, postupů a kontrol (VSPK) s riziky a právním řádem, schvaluje tyto předpisy a jednou ročně předkládá zprávu o jejich provádění.
• Důležitým a praktickým detailem je, že pokud je statutární orgán kolektivní (např. vícečlenné představenstvo), manažer funguje jako odborný poradní hlas, který pro tento orgán připravuje veškerá rozhodnutí, avšak konečnou odpovědnost za soulad s AML pravidly nese statutární orgán jako celek společně.

Pracovník pro dodržování předpisů (bývalá „kontaktní osoba“ neboli compliance officer): 

• Jmenuje ho vedoucí orgán a má jít o osobu s dostatečně vysokým postavením v hierarchii, která si však zachovává bezprostřední přístup k provozním datům z každodenního provozu. Odpovídá za každodenní uplatňování VSPK, vypracování posouzení rizik v rámci celého podniku a slouží jako přímá kontaktní osoba pro FAÚ odpovědná za podávání oznámení podezřelých transakcí.
• Legislativa tomuto pracovníkovi nově poskytuje ochranný štít. Jeho rozhodnutí nesmí být nikdy nepříznivě ovlivněna obchodními zájmy společnosti a musí být striktně chráněn před jakýmikoliv odvetnými opatřeními, nátlakem či diskriminací ze strany zaměstnavatele. 
• Pracovník má nově na starosti také interní prevenci střetu zájmů – zaměstnanci pověření úkoly souvisejícími se zajištěním souladu jsou povinni ho bezodkladně informovat o jakýchkoliv blízkých soukromých či profesních vztazích, které navážou s klienty nebo potenciálními klienty společnosti, přičemž ve vztahu k těmto klientům je jim znemožněno provádět jakékoli úkoly související s dodržováním povinností.

Aby nová pravidla nezatížila administrativou nejmenší subjekty, obsahuje český zákon ZEOS zásadní zjednodušení. Pokud povinná osoba nemá žádné zaměstnance a jedná se o právnickou osobu (typicky jednočlenná s.r.o. či OSVČ), uplatní se právní fikce, kdy do nového Centrálního rejstříku povinných osob (CRPO) se jako manažer a pracovník pro dodržování předpisů automaticky bez jakékoliv aktivity propíše osoba vedená jako člen statutárního orgánu ve veřejném rejstříku. U fyzických osob (OSVČ) bez zaměstnanců se pak tyto funkce v CRPO samostatně neoznamují, protože za plnění všech úkolů odpovídá a vykonává je přímo tato fyzická osoba sama.